広報業務で「プレスリリースの作成に時間がかかる」「SNS投稿のネタが思いつかない」と悩んでいませんか？
SNSの普及によって昔よりも企業が直接ユーザーとコミュニケーションする機会が増え、BtoCマーケティングのトレンドが急激に変化しています。高まる需要とともにその領域に携わる広報・PR業務も増加し、担当者のみなさんは様々な課題を抱えているのではないでしょうか。
「生成AI（Generative AI）」と呼ばれる新しい技術を活用したサービスの一つで、アメリカのAI研究企業OpenAIによってリリースされたのが「ChatGPT」です。現在、ChatGPTを含む様々な生成AIサービスが、個人・企業間で様々な形で活用されています。
今回の記事では、広報・PR担当者が広報業務でChatGPTを活用するメリットや具体的な事例、注意点についてご紹介します。
目次
広報・PR担当者が抱える悩みや課題とは？
- 広報文書の作成が追いつかない
- SNSの情報発信に力を入れられていない
- 市場調査ができていない
企業の広報・PR担当者が日々の業務においての悩み・課題としてよく目にするものを一部挙げてみました。どれも共通して「業務量が膨大にある」「考える時間がない」ということが、原因の一つではないでしょうか？
これからご紹介するChatGPTのメリットや活用事例は、これらの問題を解決するヒントになるかもしれません。
広報業務におけるChatGPTの活用メリット3選
次に、ChatGPTの活用のメリットを、具体的な活用シーンとあわせてご紹介します。
- 広報文書作業時間の大幅な短縮
- コンテンツの品質向上
- リサーチ業務の効率化
広報担当者は、企業・組織のブランディングやステークホルダーと良好な関係を築くため、正確かつニーズの高い情報を常に発信していく必要があります。
わかっていながらも日常業務がひっ迫し、質の高い広報活動ができていないという担当者も多いと思います。良質なコンテンツを定期的に発信していくために、革新的なサービスChatGPTを有効活用してみましょう。
1.ChatGPTによる広報文書作業時間の大幅な短縮
広報活動として重要なのは「情報発信」です。所属企業・組織の様々な情報やメッセージを社会に向けて発信します。
プレスリリースや適時開示、社内報などが代表的な手法になりますが、それぞれ目的やターゲットが異なります。
また文書ではありませんが、X（旧Twitter）・InstagramなどのSNS、ブログなどカジュアルな発信媒体においても対外向けの文章が必要になります。
それぞれの目的やシーンにあった内容・文体・形式で文書を管理する担当者は、膨大な文書作業に日々の業務が圧迫されているのではないでしょうか？
作業時間の大幅な削減につながるので、下記のようにChatGPTを活用してみましょう。
- 構成案やたたき台の制作
- テンプレートの制作
- 完成文の校正・校閲
2.ChatGPTでコンテンツの品質向上
また定期的な情報発信において、ネタ切れやクリエイティブが期日まで用意できないなどの経験がある方もいるのではないでしょうか。
「チーム内でブレストする時間がない」「社内にデザイナーがいない」「担当者が自分のみ」など、満足できない環境に身を置いている方はあなたの仕事のパートナーのように、ChatGPTを活用してみましょう。
膨大なデータ量を持つChatGPTに問いかけることで、思いがけないアイデアが生まれることがあります。
そこから着想を得た質の高いコンテンツで情報発信を行えば、高いエンゲージメントを獲得できるかもしれません。
- 広報文書や企画のアイデア出し
- 効果的なキーワードやハッシュタグの選定
- アイキャッチやバナーなどのクリエイティブの生成
3.ChatGPTによるリサーチ業務の効率化
定常の業務に関する月次報告書や効果測定、新しい取り組みを行う際の市場調査や競合比較も重要な業務の一つです。
リサーチやコンサルティング専門の会社にそれらの業務を委託するという手段がありますが、コスト面で断念し広報担当者自身が作業しているケースも多いでしょう。その場合膨大な時間をまとめやリサーチ作業に使っている、もしくは簡素化してしまって満足いく結果になっていないのではないでしょうか。
これらのリサーチやまとめ作業をChatGPTに任せてみませんか？
人間が分析やまとめに何時間もかけていた大量のデータを数分で処理してくれるのも、ChatGPTの強みです。
- プレスリリースの掲載数やSNSの反響をまとめた報告資料作成
- ユーザーの口コミやニーズ調査の分析
- 他社事例や競合企業の調査
ChatGPTを活用する際の注意点
最新の技術である生成AIサービスは、日々進化し続けています。それは利用者が入力したデータを再学習しているからです。
ChatGPTも日々の学習で進化している一方で、間違った情報で学習している可能性があります。また利用者がデータベースに入力した情報はサーバーに保存されるため、ビジネスシーンで利用する際には慎重に対応する必要があります。
ChatGPTは非常に便利なサービスですが、過信したり使い方を間違うと重大なインシデントを引き起こす可能性があります。使用の際にはこれらに注意しましょう。
- 入力データからの情報漏洩
- AIによる著作権侵害
- 人による最終確認
入力データからの情報漏洩
ChatGPTは利用者が入力したデータを利用・学習してテキストを生成します。
「オプトアウト」という学習を拒否する設定もありますが、入力した情報自体はサーバー上に保管されるので、サービス提供元のOpenAIがサイバー攻撃を受けた場合の情報漏洩の可能性はゼロではありません。
リスク管理の観点から、広報業務において取り扱う「個人情報」「発表前の新情報」などの
情報はChatGPTには入力せず、架空のサービスや人名を使って代替することをおすすめします。
AIによる著作権侵害
ChatGPTを始めとしたAIを使ってテキストや画像を生成した場合、公開前に必ず既存の著作物に酷似していないか、権利を侵害していないかを確認しましょう。最悪の場合、民事事件や刑事事件に発展するケースもあります。
ご自身での判断が難しい場合は法務担当に相談したり、著作権フリーの画像を使用するのが安全でしょう。
人による最終確認
最後に一番大切なのが、人の目による最終確認です。
ChatGPTが作り出した文章や画像は完璧なように見えます。
しかしそれらはインターネット上にある膨大なデータや利用者の入力データから生成されているため、学習元に適切でないデータが混じっている可能性もあります。
必ずファクト（事実）やエビデンス（根拠）を確認し、自らの言葉や考えで判断した上で最終的な形に整えましょう。
分析作業などを依頼する場合は、ご自身で用意したデータのみを使用するようChatGPTに指示することをおすすめします。
まとめ
悩みの解決につながるヒントは見つかったでしょうか？
今回ご紹介した事例以外にも、「議事録の自動テキスト生成」や「ターゲットのペルソナ分析」などさまざまな業務でChatGPTを活用することができます。
ChatGPTと広報業務は、意外にも相性が良い組み合わせです。まず簡単な作業から取り入れてみてはいかがでしょうか。
使い方に悩んだ時は、プレスリリースやSNSで活用できるプロンプト（命令・指示）を無料公開しているサイトを探してみるのもおすすめです。
今回の記事が、あなたの抱える広報業務の悩みや課題解決の一助になれば幸いです。
