せっかくの＜社内旅行＞｡
今回部署も違う人もいるので、みんなで交流してもらう絶好の機会。
＜社内旅行＞といえば、まずはバスの座席決め。
そして食事。
食事の際は、座席を指定しないとどうしても仲のいい人とばかり座りがちですよね。
知っている人ばかり固まらないように、ＡさんとＢさんは同じ部署だから、別の席に｡１グループ６人ぐらいで組むと、１つの部署あたりの人数は…｡
そこで作成に悩むのがバスや宴会場の“座席表”｡
人数が多ければ多いほど、組み合わせが多くなってしまって大変です…。
しかも急な欠席で入れ替えとなると、手書きで作成していると入れ替えが大変です。
まるでパズル…ですね…。
といっても、変更はつきもの｡
“座席表”を ≪Excel≫で簡単に作る方法を、今回はご紹介いたします。
目次
＜クラスの席替え＞から＜社内旅行＞まで！“座席表”の【作る方法】あれこれ！
パソコンに入っているソフトといえば[Word]と≪Excel≫、[PowerPoint]が出てくるんではないでしょうか。
では、[Word]で実際に作ってみましょう。
まずは、一番最初に考えなければいけないこと｡
作りたい“座席表”は〇行〇列なのかにつきます。
バスであれば中央に補助席がありますから、５列になりますね。
では「挿入」タブの『表』をクリックします。
『表』をクリックすると、四角がずらっと表示されます。
四角１個１個が実は、表のセル１個にあたります。
一番左から必要な列・行分をドラッグすると[Word]上に表が表示されるのでクリックしたら確定になります。
もしくは『表の挿入』から行・列数を入力して作成します。
そうしたらまずは全体の表の大きさを設定します。
一番下の罫線を下にドラッグし、表の高さを決めます。
後は座席の入力をしていきます。
『Enter』を押すと改行してしまうので、『Tab』を押しながら入力していくと打ちやすいです｡
これで完成なのですが、問題は人の入れ替えがあったとき…｡
簡単にドラッグで入れ替え！なんてできないので、１回１回『切り取り』、『貼り付け』で“座席表”入れ替える必要が出てきます。
また、＜クラスの席替え＞となるともっと複雑になります。
後ろの席の人が１列だけ５人で、後の列は４人だった場合、複雑な表になるため、罫線の削除が必要になってしまいます。
[PowerPoint]も同じです。
表の幅の調整は外枠の罫線をドラッグするだけで、等間隔になる点は[Word]よりもやりやすいのですが、入れ替えという点においてはやはり『切り取り』、『貼り付け』になってしまうので、やりにくいです。
また“座席表”が名前だけでなく部署名もとなると入れ替えるときの手間が多くなってしまいます。
そこでオススメ！簡単なのが≪Excel≫で作る方法です！
≪Excel≫で“座席表”作成！まずは枠と構想を考える！
まずはどのような“座席表”を作るのか考えてみます。
そしてポイントは“座席表”とは別に【名簿】を作成しておくことです。
【名簿】には番号、氏名、幹事さんがあとで名前を読み上げるとき、読みにくい名前があることを考慮し、ふりがなの項目もあればいいでしょう。
項目は列に記載しておきます。
先に【名簿】を完成させておきます。
次に“座席表”の作成です。
ここで注意なのですが、【名簿】と“座席表”は同じブックに作っておくことがコツです。
もしブック単位で分けてしまうと、毎回リンクを読み込む形になるため、誤って【名簿】のブック名を変えてしまったり、削除してしまうと、リンクを編集することになってしまいます。
なのでシートを分けても構いませんので、同じブック内に【名簿】は作成しましょう。
番号、氏名、ふりがなを表示するための枠を作ります。
たまに名字と名前の文字数が多い人がいるので、印刷時、文字切れを起こさないよう、レイアウトビューで確認、もし切れていたら、セルの幅を調整するか、右クリックしたら、『セルの書式設定』を選択、ダイアログボックスが出てくるので「配置」タブの『縮小して全体を表示する』にチェックをつけて『ＯＫ』を押しましょう。
文字は小さくなりますが、きちんとセル内に収めてくれます。
簡単！≪Excel≫の関数で作る“座席表”
では関数の登場ですがここで使うのは『VLOOKUP』関数です。
『数式バー』の左にある『関数の挿入』をクリック｡
『関数の分類』を『すべて表示』に切り替えます。
『関数名』のところで『Ｖ』を入力すると『Ｖ』から始まる関数一覧がでるので
で『VLOOKUP』関数を探し、クリックします。
『VLOOKUP』関数の入力は下記のとおりです。
=VLOOKUP（検索値，範囲,列番号,検索方法）
『VLOOKUP』関数のダイアログボックスには上記の『検索値』、『範囲』、『列番号』、『検索方法』がそれぞれ入力できるようになっています。
検索値に対して、指定された範囲の中から、対応する数値を返します。
例えば名前を抽出したいときは、枠の中に下記のように記載します。
『検索値』：番号
『範囲』：“座席表”
※『範囲』は、仮にA1:C10であれば$A$1:$C$10のように絶対参照にしてください。
絶対参照は『Ｆ４』キーを押すと上記のように表記が変わります。
この範囲を固定するという意味です。
各席に『VLOOKUP』関数を設定するので、そのたびに【名簿】の検索位置がずれては大変です。
『列番号』：“座席表”の中で名前が該当する列番号,検索方法
『検索方法』：空欄
※空欄だと近似値になりますが、今回は同じ番号がない前提なので、空欄のままでいいです。
最後『ＯＫ』をポチッとすれば、番号に対して名前が表示されます。
この使い方を応用すれば送り仮名も表示できるんです！
≪Excel≫で“座席表”を【作る】！ カスタマイズの設定 まとめ
いかがでしたでしょうか。
“座席表”で検索すると、≪Excel≫で作る方法のほかにたくさんのフリーソフトがあります。
［Vector］、［窓の杜］などで“座席表”と検索してみると、実際多くのソフトが出てきます。
ただ、１回だけ使うのならいいのですが、毎回形が違う“座席表”を作るのには向かないのと、位置替えなどがあっときは、毎回、人の名前を移動しなければならないものなど、カスタマイズにかける部分があります。
また≪Excel≫で［SmartArt］を使って作成する方法もあります。こちらも枠を増やしたり、入れ替えには向いているのですが、【名簿】から関数を使って引き込むことは出来ないので、最初枠にデータを入力していかなければならず、かつ会議などの口の字のような“座席表”には対応できません。
そのため、≪Excel≫で関数を使って“座席表”をぜひ作成してみましょう！
