「都道府県”別でデータ分けておいて！」
「あとでハガキを地域別に発送するから！」
いきなり言われても、【並べ替え】するために、1個ずつデータを切り取って…貼り付けして…なんてやっていたら、時間が全然足りません。都道府県”でデータ分けるときなんてあるの？と思われるかもしれませんが、企業では意外とデータを使うことがあります。それがＤＭ（ダイレクトメール）です。
年賀状ならそこまでしませんが、ＤＭは対象を絞って出すことが多いです。複数の支店・営業所を持つ企業であれば担当する地域も決まっていることもあります。ところが顧客は“都道府県”別に入力することはあまりありません。新規でお客様として受付したときに入力されるので、バラバラになって当たり前なんです。
今回は≪Excel≫を使用して“都道府県”データの【並べ替え】から、その後の使用方法までお教えいたします！！
目次
北海道から沖縄まで！“都道府県”の≪Excel≫の【並べ替え】方法。あれこれ！
【並べ替え】は、≪Excel≫の基本操作です。この機能を使って自分の選んだ項目で【並べ替え】、整えてくれる機能です。まずは“都道府県”を【並べ替え】してみます。例えば住所録のリストの表があったとします。“都道府県”がＢ列に記載してあった場合は、記載してある項目の欄のセルをポチッとします。（表内のＢ列のセルだったら、どこでもいいですよ。）
「データ」タブを選んだら、リボンの『並べ替えとフィルタ』の『昇順』をクリック｡そうすると…あれ？…地図と同じ北海道からにならない？？
【並べ替え】は『昇順』、『降順』の２パターンです。
| 並べ方 | 種類 | 結果 |
|---|---|---|
| 昇順 | 数字 | 小さい順、負（マイナス）の最小値、正（プラス）の最大値、日付は古いものから |
| 文字 | 五十音（あいうえお…）順、清音・濁音・半濁音の順、半角・全角の順、英文字は大文字・小文字の順 | |
| 降順 | 数字 | 大きい順、以下昇順と逆 |
| 文字 | 昇順と逆 |
実は≪Excel≫の『昇順』『降順』だとあいうえお順になってしまいます。そのため愛知県が一番上にきてしまうのです。では“47都道府県”の並んでいる番で【並べ替え】する方法です。
≪Excel≫の『ユーザー設定リスト』を使うんです。
ところが“47都道府県”のリストは≪Excel≫には入っていません。“47都道府県”を自分で入力するの？めんどくさい！
と思われると思いますし、私も入力は得意でありませんから、一からの入力は大変です。総務省のサイトに『全国地方公共団体コード』の≪Excel≫のデータがあるので、これを利用します。
出典：http://www.soumu.go.jp/denshijiti/code.html（総務省のサイト）
『都道府県コード及び市区町村コード』の≪Excel≫を開き、『都道府県名
（漢字）』のセルの列のどこでもいいので選択したら、「データ」タブの『フィルタ』をマウスでポチッ…。
項目に▼がつくので▼をポチッ。『色フィルタ』の『セルの色でフィルタ』を選び黄色を選択します。
コードの県名に色がついているので、ソートされ、“47都道府県”が順番に並んでいます。この“47都道府県”をコピーし、新しいシートに貼り付けします。
貼り付けした“47都道府県”を選択、「ファイル」タブを選び、『Excelのオプション』の『詳細設定』の『ユーザー設定リストの編集』を探します。『ユーザー設定リストの編集』を選び、リストの取り込み元範囲に“47都道府県”の選択範囲が記載されていれば、あとは『追加』『ＯＫ』『ＯＫ』を押すだけ。リストに“47都道府県”が取り込まれるので、住所録のリストの表のブックに戻ります。
「データ」タブを選択し、【並べ替え】をポチッとします。【並べ替え】のダイアログボックスが出現したら『最優先されるキー』を“都道府県”が記載されている項目にし、ここがポイントです。フィルタをかけただけの“47都道府県”を『順序』を『ユーザー設定リスト』にしたら、先ほど登録した“47都道府県”のリストを選び『ＯＫ』を押します。
もう一度『ＯＫ』を押したら、“都道府県”が地図と同じ順番で表示されます。
【並べ替え】がＥＲＲＯＲ！？≪Excel≫での失敗…談…
上記の方法で通常は【並べ替え】ができるのですがうまくいかない時もあります。
よくある話では…
- 【並べ替え】しすぎて戻れなくなった！
- 『この操作を行うには、すべての結合セルを同じサイズにする必要があります』というエラーが表示されて先に進めない！
- 【並べ替え】で、『最優先されるキー』に項目が表示されない！
- 【並べ替え】が必要でない範囲も【並べ替え】！？
- 【“都道府県”だけならちゃんと表示されたのに、後ろに市町村を続けて書いたら【並べ替え】が×！
【並べ替え】しすぎて戻れなくなった！
【並べ替え】、便利なんですが、やりすぎると最初、どんな順番で記載されていたっけ？と忘れることがあります。
そんなときは表に番号の欄を挿入。
そうすれば番号で【並べ替え】→最初の状態へ。
『この操作を行うには、すべての結合セルを同じサイズにする必要があります』というエラーが表示されて先に進めない！
原因は『セルの結合』
表に『セルの結合』が含まれていると、エラーになるので『セルを結合して中央揃え』で解除しておきます。
【並べ替え】で、『最優先されるキー』に項目が表示されない！
自分の任意の項目で並べ替えができる「データ」タブのダイアログボックスを使った【並べ替え】｡『最優先されるキー』に“都道府県”などの見出しがない！？Ａ列、Ｂ列と表示される時は、右上の『先頭行をデータの見出しとして使用する』にチェックをつけてみましょう！そうすると今度は項目として表示されます。
【並べ替え】が必要でない範囲も【並べ替え】！？
表の途中に項目の行を追加したり、最終行に集計行などを追加していないでしょうか？表の途中に項目を挿入しないようにしましょう。最後の行だけなのであれば、【並べ替え】する前に範囲選択することで最終行まで【並べ替え】されるのを防ぎます。
“都道府県”だけならちゃんと表示されたのに、後ろに市町村を続けて書いたら【並べ替え】がうまくいかない！
漢字って読みが難しいですよね。≪Excel≫も漢字をきちんと読んでくれるわけではありません。例えば川内。村だとかわうちと読みますが、市ではせんだいとも読みます。ふりがなの欄をつけておけば、【並べ替え】ができ、“都道府県”の後に住所を続けても整列しますよ。
簡単に≪Excel≫で、“都道府県”と“市町村”を結合、“都道府県”のみ取り出す方法！
“都道府県”のデータの【並べ替え】できるようになりましたか？
ところで年賀状に住所を印刷するとき、長い住所だと折り返してしまったり、反対に短すぎると２行で表記するには短すぎる場合があります。
“都道府県”と“市町村”を結合
“都道府県”と市町村以下の住所を一緒にしたければ、［CONCATENATE］関数を使います。
住所の“都道府県”がＡ１、Ａ２のセルに市町村以下の住所のデータが記入されていたとします。
= CONCATENATE(文字列1,文字列2,…)
［CONCATENATE］関数は、文字列1,文字列2の部分にくっつけたいセルの場所をクリックして、表示させるだけです。
= CONCATENATE(A1,A2)
にするだけで、青森県青森市中央…という風に住所を結合できます。
“都道府県”のみ取り出す方法
今度は、長い住所から“都道府県”のみ取り出してみます。
Ａ１に“都道府県”、市町村以下の住所を一緒にしたデータが記入されていたとします。“都道府県”はほぼ３か４文字ですよね。“都道府県”を表示させたいセルに関数を入れていきます。［Find］関数だと指定した文字を抜き出すため、“47都道府県”だと『県』は３または４文字ですし、『道』『都』『府』はどうしよう…ってなってしまいます｡でも北海道、東京都、大阪府はすべて３文字ですよね。それなので３文字か、４文字かで条件を付けて、［IF］関数を使ってみましょう。
［IF］関数は条件を付ける関数で
＝（論理式,誠の場合,偽の場合）
論理式…もし〇〇だったらという条件式になります。さらに指定したところから設定した文字数分だけ文字を取り出す［MID］関数も使ってみます。
=MID(文字列, 開始位置, 文字数)
=IF(MID(A1,4,1)=”県”,LEFT(A1,4),LEFT(A1,3))
もしA1の４文字目が県だったら４文字、そうでなければ３文字にしなさいっていう式です。
これで“都道府県”のみ抜き出すことができます。
≪Excel≫で “47都道府県”を管理！ カスタマイズのテクニック まとめ
“47都道府県”をきちんと【並べ替え】ができれば、そのデータを活用してさらに集計などもできます。
例えば“47都道府県”ごとにアンケートを実施し、その集計結果を入力します。
≪Excel≫には「データ」タブに『集計』という機能があります。
項目を含んで表を範囲選択したら、『集計』→『集計の設定』から、『集計の方法』と『集計するフィールド』を選んであげれば合計も、平均も、データの個数を数えることもできますし、アウトライン機能で“47都道府県”ごとにデータをまとめることも可能です。
データをまとめたものを、さらにグラフ化すれば、より視覚的にももっと見やすいデータの出来上がりです。
【並べ替え】のテクニック、ぜひ活用してみましょう！
