≪Excel≫にせっかく数式を使って簡単に計算できるようにしたのに、あやまって誰かが上書き入力してしまったということありますよね・・・。
「ここは計算式がはいっているから、入力しないでね！」と付箋を貼りたいですが、紙の付箋を、ぺたぺた…ディスプレイに貼るわけにも…いきませんよね。
そんな付箋代わりの機能が［Windows］にはあります。
［Windows8.1］までは、ずばり［付箋］というアプリの名前だったのですが…［Sticky Note］へ…。覚えにくいですね。今まで［付箋］になれてきた方は［Windows10］から［付箋］機能が消えた！？と思われた方もいらっしゃるのではないのでしょうか？
しかもWindowsアクセサリに今まではあった機能が、すべてのアプリ内にあるため、名前がわからないと探せないでパニックになってしまいます。一番早く探すコツは、タスクバーに左端にある［Cortana（コルタナ）］という検索用の窓。「ここに入力して検索」と書いてあります。ここにSticky…または…Note、一部入力するだけで出てきます。
あとは入力だけ。色もメニュー6色から選べます。
しかも［Windows10］から『太字』、『斜体』、『下線』、『打消線』、『行頭文字の表示・非表示』、『画像の追加』の機能まで加わったので多機能になりました。
デスクトップに貼った［Sticky Note］は、［Sticky Note］を残して『シャットダウン』すると、次に起動したときも残っているので便利なのですが、デスクトップ上なので、「このメモはここのセルに対してですよ」という風にセルの場所を限定してメモを使うには、向きません。
データの上に【表示】されて、肝心のデータが後ろに隠れてしまいます。
そんな時は≪Excel≫の”コメント”機能を【表示】・【非表示】にしてメモを残していきましょう！
目次
まず作成してみよう”コメント”≪Excel≫での設定方法と【切り替え】
Excel“コメント”は他のスタッフへ伝言を残したいときや、自分が忘れないように覚え書きとして利用することにも役立ちます。今回は、例として数式が入っているセルA1に対してExcel”コメント”をつけていきます。
まずはExcel”コメント”の作り方をみていきましょう！
Excel “コメント”作成。簡単にメモができる！すぐれもの
Excel“コメント”をつけたいセルA1をクリック！
次に
- ①右クリックし、『コメントの挿入』をクリック。
- ②「校閲」タブの『新しいコメント［Office2016の場合］・コメントの挿入［Office2013・2010の場合］』をクリック。
- ①と②の方法のうち、どちらでも使いやすい方を選んでくださいね。
［Office 365］で進化したExcel”コメント”｡一つずつコメントを切り替えなくていい？
【コメントの返信】
従来の≪Excel≫の“コメント”では、1つのセルにつき1つのコメントが作成していたため、Excel“コメント”に対する返事は、メールなどで返信したりして対応してきました。
またExcel“コメント”の数が多すぎるけど、全部の“コメント”を【非表示】にできない際は、必要なものを残して残りを【非表示】にする必要がありました｡
それが［Office365］になり、Excel“コメント”を入力後、その“コメント”に返信できるようになりました。Excel“コメント”の上部には自分のユーザー名が【表示】されています。またほかの人のExcel“コメント”の下には、『返信』と【表示】された『テキストボックス』が加わっています。“返信コメント”を入力してみましょう。『投稿』をクリックすれば『返信』が『投稿』されます。
この機能は［Word2016］では対応済みでしたが、≪Excel≫でも誰から返信がきたのか、ユーザー名で識別しながら、チャットのようにできるように！
返信時間もコメント欄の下に表記されるので何時にやり取りしたかも一目両全ですね。
みんなで≪Excel≫を編集。今度は特定の人のExcel”コメント”を【非表示】、【切り替え】
ブックの共有で同時に編集｡Excel”コメント”をつけて確認！
Excel “コメント”は一人だけで使用するものではありません。
共同での作業の時にも役立ちます。
社内のネットワークにある≪Excel≫をほかの使用しているひとと一緒に作業するとき、通常は、お互い開いているときに開くと、『読み取り専用』と【表示】されます。
入力はできますが、保存ができません。
もし自分が編集中に上書きされてしまったらいつまでたっても、作業が終わりませんね。
そのため、相手の人の編集が終わったら保存できるようになっています。
流れを説明いたします。
ちょっと読みにくいですが、「校閲」（※こ・う・え・つと読みます）タブの、『ブックの共有』をクリック！
ダイアログボックスがでてくるので「編集」タブの『複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する』、つぎに『ＯＫ』をクリック、また『ＯＫ』｡これで共同作業ができます。
ちなみに編集は何人でもできます。
一人で作業するよりは分担作業にしたほうが早いですし、それぞれ得意分野があるため、得意な部分を任せた方が効率は高いです。
そのためデータが大きければ大きいデータほど効率的に作業できることになります。
ちなみにだれが作業しているかはユーザー名で確認することになります。
Excel“コメント”が増殖！？一括で【非表示】にしたい！！
ところが共同作業をするとさらに“コメント”が大量に増えていくことに・・・
増えすぎると便利なExcel“コメント”も邪魔な時があります。
“コメント”のあるセルの上で右クリック、メニューの『コメントの【表示】/【非表示】』をクリックすれば、【表示】したくない“コメント”を【非表示】にできます。
ただしこのやり方は1個の“コメント”に対しての場合になります。
1個1個でなく1回に【非表示】にしたい！と思ったら「校閲」タブの『すべてのコメントを【表示】』のボタンをクリックすると一括で“コメント”が【非表示】になります｡
Excel“コメント”をすばやく【切り替え】｡ショートカットを使った “コメント”！
リボンの場所って、よく忘れてしまうことありませんか？
［Alt］+［V］+［C］を使うと、簡単に【表示】・【非表示】を切り替えることができます。
変更箇所をExcel”コメント”で【表示】｡必要でない人の分は【非表示】
≪Excel≫では変更した履歴を「校閲」タブから『変更履歴の記録』、『変更箇所の表示』、『ＯＫ』の流れで【表示】できます。
『変更箇所の表示』のダイアログボックスで、『編集中に変更箇所を記録する（ブックを共有する）』、『変更箇所を画面に表示する』にチェック、『ＯＫ』を選択します。
『変更者』を『すべてのユーザー』にすると全員の変更履歴が【表示】されますが、『変更者』をリストから選べば必要がない人の変更履歴の“コメント”は【非表示】にできます。
≪Excel≫で”コメント”【非表示】 カスタマイズの設定方法 まとめ
≪Excel≫で”コメント”を作成する最大のメリット。それはデータの場所を指定した説明がしやすいことにあります。口頭で場所を伝えても、なかなか伝わらないことが多く、メールでも場所を相手が探すのに手間がかかります。
そんな時Excel“コメント”は簡単に必要な“コメント”を【表示】・【非表示】を【切り替え】できるので非常に使いやすいです。
ただ、Excel“コメント”はあくまで社内用メモで、外部に知られては困る内容を記載している場合（例えば原価など・・・）をつけたまま、送信してしまったら大変です。そんな時は、『ドキュメント検査』を「ファイル」タブの『情報』、『問題のチェック』、『ドキュメント検査』、『検査』の順でクリック｡
『コメントと注釈』が含んでいたら、『すべて削除』をクリックしましょう。削除されたら『閉じる』で終わりです。
Excel ”コメント”を【切り替え】ながら、使いこなしてみましょう！
