新年のご挨拶、紙の年賀状の代わりに年賀状メールを送る場合、気になるマナーをご紹介します！
目次
そもそも年賀状メールってあり？なし？
年賀状メールはあり！
ただし、相手や状況によって紙の年賀状とうまく使い分けることが肝心です。
近年、プライベートの新年のご挨拶を紙の年賀状の代わりにLINE・メール・SNS等、デジタル上で行うようになったという方は多いのではないでしょうか？
ビジネスシーンにおいても、ペーパーレス化やデジタル化、業務効率化の流れから「紙の年賀状廃止」を宣言する企業が増えています。そして紙の年賀状の代わりにやり取りされるのが年賀状メールです。
しかしまだまだ紙の年賀状でのやり取りを大事にしている人が多いことや、新年のご挨拶をメールで済ますのは「軽い」と感じる人もいることから、年賀状メールを送るのに適した場面・相手を見極めましょう。
年賀状メールのメリット・デメリット
年賀状メールのメリット
コスト削減・環境配慮
個人でも企業でも、紙の年賀状作成にかかっていたコストを削減できます。
紙資源を使わない、紙ゴミが出ない、郵送による環境負荷がない等、環境配慮にもつながります。
送る側も受け取る側も手間を減らせる
送る側は紙の年賀状のようにデザインを考えたり、住所を含む詳細な宛名管理をしたり、ポストや郵便局で発送したりする手間が減ります。
受け取る側は、仕分けの手間や保管の手間が減ります。
住所情報を交換する必要がない
お互いに住所を知らなくても、メールアドレスさえ知っていれば送ることができます。
相手が引っ越しや異動をしていても届く
引っ越しや異動で相手の居場所が変わっていても、メールなら届く場合が多いです。また、不着も送信エラー通知ですぐに知ることができます。
年賀状メールのデメリット
相手も紙の年賀状を送ってこない前提が必要
紙の年賀状をくれる相手にはこちらも紙の年賀状を返すのがベターです。
相手から年賀状メールをもらった場合や、相手が「紙の年賀状は送らない」意思表示をしている場合、住所を交換していない場合等は、紙の年賀状ではなく年賀状メールを送っていいでしょう。逆にこれまで紙の年賀状をやり取りしていた相手に対して、年賀状メールに切り替えていくのはなかなか難しいことだと言えます。
「軽い」と感じられてしまう可能性がある
「大切な年初の挨拶をメールで済ませるなんて失礼」と感じる人もいるでしょう。
また、紙の年賀状と比べて年賀状メールが手軽であることから、紙の年賀状よりも軽く見られる、内容をきちんと読んでもらえない、ということもあるかもしれません。
見落としのリスクがある
他の年賀状メールや年末年始休暇中に溜まったメールに紛れて見落とされるリスクがあります。
【書き方】年賀状メール作成時のマナー
LEEROY AgencyによるPixabayからの画像
件名に年賀状メールである旨と送り主を明示する
①年賀状メールであること
②送り主が誰であるか
を件名だけで相手にわかってもらえるよう明示します。
例）新年のご挨拶／株式会社〇〇営業部 山田太郎
例）あけましておめでとうございます【山田太郎】
添付ファイルは付けない
添付ファイルは、わざわざ開いて確認する手間とメールの容量増大による受信負荷を相手にかけてしまうため、付けないのがおすすめです。
機種依存文字や特殊なフォントは使わない
機種依存文字や特殊なフォントは相手の端末では文字化けして正しく表示されない可能性があります。
新年のご挨拶ということで特別な装飾を施したくなるところですが、問題なく届くことを最優先に考えて機種依存文字や特殊なフォントの使用は控えましょう。
万一見落とされて困るような大事な連絡事項は書かない
年賀状メールは流し見されたり後回しにされる可能性があることを考えて、重要な連絡事項や要返信の事柄は年賀状メールには書かかず、別のメールで送るようにしましょう。
文面が送る相手に合っているか確認
誰かに宛てた年賀状メールの内容を他の人への年賀状にもコピペして用いる場合、内容が送る相手に合っているかしっかり確認しましょう。とくに社内と社外、後輩と上司等、まったく関係性の異なる相手に送る時はそれぞれの内容に細心の注意を払いましょう。
ビジネス向け年賀状メールの例文・テンプレート
社外・取引先に送る年賀状メール例
件名：新年のご挨拶【株式会社○○ 山田一郎】
本文：株式会社○○商事
○○課○○部 〇〇様
謹んで新春のお慶びを申し上げます。
株式会社○○ 山田一郎です。
旧年中は格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
本年も貴社のご発展に寄与するご提案ができるよう精励してまいりますので、変わら
ぬお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
以上、誠に恐縮ながら、弊社は本年より環境配慮の取り組みの一環として年賀状送付
の代わりにメールにて、新年のご挨拶とさせていただきます。
令和〇年
株式会社○○ 山田一郎
社内に送る年賀状メール例
上司の方へ
件名：新年のご挨拶【山田一郎】
本文：〇〇部長
謹んで新春のお慶びを申し上げます。
山田一郎です。
昨年は大変お世話になり、ありがとうございました。
とくにA社の件では○○部長よりたくさんのアドバイスをいただいたおかげで、無事
納品まで完了し、先方にご満足いただくことができました。
本年も営業部の一員として貢献できるよう精進してまいりますので、引き続きご
指導・ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
以上、メールにて大変恐縮ですが、新年のご挨拶とさせていただきます。
令和〇年 山田一郎
同僚の方へ
件名：新年のご挨拶【山田一郎】
本文：〇〇様
謹んで新春のお慶びを申し上げます。
山田一郎です。
昨年は大変お世話になり、ありがとうございました。
○○さんのさり気ないフォローにいつも助けていただいた一年でした。
本年もたくさんお力をお借りすることと思いますが、何卒よろしくお願い申し上げま
す。
ぜひまたランチに行きましょう！
以上、メールにて大変恐縮ですが、新年のご挨拶とさせていただきます。
令和〇年 山田一郎
【送り方】年賀状メール送信時のマナー
Krzysztof KamilによるPixabayからの画像
年賀状メールを送る前のチェックポイント
誤字脱字チェック
大切な年初のご挨拶、誤字や脱字がないか今一度確認しましょう！
宛先チェック
宛先アドレス、本文中の宛名が間違っていないか確認しましょう！
とくに他の人に宛てたメールから文面をコピペした場合は、文中の相手の名前等を書き換えることを忘れないよう十分注意しましょう。
年賀状メールを送るタイミング
年賀状メールを送るタイミングは、
ビジネスの場合、相手の仕事始めの日に合わせて送るのがおすすめです。もしくは一般的な仕事始めの日でもいいでしょう。
ただし、紙の年賀状と同じく１月７日まで（松の内の間）には必ず送りましょう。
元日に送りたい場合は、回線が混みにくい日中の時間帯がおすすめです。
一斉送信で送る際の注意点
年賀状メールは紙の年賀状の代わりなので、基本的には一人ひとり個別に送りましょう。
ただし件数が多くてやむを得ず一斉送信にする場合は、必ずBCCで宛先を設定して個々の受信者には他の人のアドレスが表示されないようにしましょう。
「一斉送信で送られてきた」という印象を相手に与えない為だけではなく、メールアドレスという個人情報を漏えいしない為にも、必ず必要な設定です。
まとめ
KanenoriによるPixabayからの画像
送る側にとってメリットの多い年賀状メール。受け取る側にとっても気持ちの良い新年のご挨拶となるように、基本とマナーをしっかりおさえ、年賀状メールを送りましょう。
