Gmailの作業効率UP！ビジネスで活躍する便利な技15選-機能解説

現在、無料でメールアドレスを作成でき、PCでもスマホでも各種OSに対応している汎用性や同期のスムーズさ、などの手軽な利便性により、多くの方が使用しているGmail。

その便利さから、ビジネスでもプライベートでも使用している方も多いと思いますが、実は最初に使った機能からあまり発展せず、毎日同じ苦労の積み重ねをして「でもこうゆうものだから…」と諦めていませんか？

毎日使うソフトだからこそ小さな改善の積み重ねで大きな時間を作れるようになります。
今回は簡単な手順で【利便性】【作業効率】【確実性】も手に入る便利な技・機能を解説します！
これらの機能を使いこなして、役立てて行きましょう！

ビジネスでもプライベートでも誰でも使える！【Gmail】基本編

まずは、ライトユーザーでも使える基本的な機能をご紹介します♪

メールを受信したら？【Gmail】管理編

メールを受信した後、メールを開いて読む！
読んで終わりにしていませんか？
せっかく開いて読んだのに何もしないのはもったいない！
ここでの10秒のひと手間が、後で10分を作ることになるなんてこともザラにあります！

受信しっぱなしではなく整理する事で、デキるオトナへの第一歩です！

• 振り分け・フィルタ
• 迷惑メール
• ラベル
• スター
• 未読に戻す

振り分け・フィルタ

メールを受信したら、そのメールが自動で振り分けられていないメールだったら、振り分けましょう。

1. 受信したメールの左部にあるチェックボックスに☑を入れる
2. [︙]（その他）をクリック
3. ［メールの自動振り分け設定］をクリック
4. 振り分けの条件を設定して、［フィルタを作成］をクリック

［ラベルを付ける］や［アーカイブする］や［迷惑メールにしない］などをよく使います

迷惑メール

受信したメールが迷惑メールだった場合…同じ宛先からのメールは【受信ボックス】ではなく次回以降は自動で【迷惑メール】に入れる事が出来ます。

1. 受信したメール左にあるチェックボックスに☑を入れる
2. 上部に出てくる［！迷惑メールを報告］を押す
3. 左下部に［スレッドを迷惑メールとして区分しました。］と完了通知が出る

ラベル

ラベルで管理し、メールをジャンル分けすることで、検索をしやすくします。

1. 左側のｳｨﾝﾄﾞｳで［もっと見る］をクリック
2. 最下部の［新しいラベルを作成］をクリック
3. 新しいラベルの名前を入力して［作成］
4. 作成されたラベル名の右側にある[︙]でラベルの色や表示形式などを設定
5. 分かりやすく管理しやすいように工夫してみてください

※ラベルは【仕事】＆【約束】など2つ以上のラベルを設定することも可能です

スター

スターを付けたメールは、スターのメールだけを一覧で表示することが出来ます

1. 受信したメールタイトルの左にある☆マークをクリックする★
2. 左部ｳｨﾝﾄﾞｳにある［★スター付き］をクリック
3. スターのメールのみが抽出されて一覧で表示される

用が終わって不要になったら、スターを消しましょう。
数が多くなると結局管理しきれない受信フォルダ第2弾の完成になります( ﾉД`)ｼｸｼｸ…

未読に戻す

一度開いて読んだけど…間違えて開いてしまっただけ…後でちゃんと読み直したい…やっぱり読んでいないことにしたい！などがたまにありますよね？

1. [︙]（その他）をクリック
2. ［未読にする］をクリック
3. 左下部に【スレッドを未読にしました】と完了通知が出る

受信トレイ等で複数メールにチェックを入れて一括で行うことも出来ます。

沢山のメールに埋もれて探せない⁉【Gmail】検索編

いつ誰から来たかも覚えていないケド…絶対この話題前に受信したことある！
打合せ前に以前のやり取りを復習しなくちゃ！
でも…長いこと使っていると、受信メールが増えすぎて欲しいメールがすぐに探せないことがありますよね？Gmailの機能を知っていれば、解決することもあるかもしれません。

• 検索コマンド
• ラベルで呼び出す
• アーカイブ

検索コマンド

上部にある検索窓。キーワードはもちろんですが、コマンド入力をすることで、情報を検索することが出来ることはご存じですか？

他にも沢山あるので、ぜひ調べて使ってみてください！

参照URL：

Gmailヘルプ

ラベルで呼び出す

せっかく作成して、追加したラベルをもとにメールを見つけてみましょう

1. 受信トレイの左ウィンドウにあるラベルから該当のラベルを選択
2. ラベルで抽出された一覧が多い場合はそこから検索ウィンドウでさらに絞り込むことができます

アーカイブ

メルマガなどで今は必要としていないメール…でもいつか必要となるから、削除はしたくない！　そんな時には【アーカイブ】で保存しながらも受信トレイからは無くすことが出来ます。

1. アーカイブしたいメールをチェックか開いて選択する
2. 上部タブにある【アーカイブ】（フォルダに下矢印マーク）を選択

アーカイブしたけどやっぱり確認したい！
そんな場合は【すべてのメール】の中には保存されていますので、アーカイブしたメールも開くことができます。

ビジネスで大活躍！【Gmail】応用編

ビジネスで使うには正確性や速さが求められます。基本編を使ったあとは応用でさらにレベルアップをして行きましょう。

いっぱい送信するから…【Gmail】送信編

ビジネスで使用するときに、複数の相手にメールを送る場面があると思います
そんな時に役に立つのが…

• 署名
• 予約送信/li>
• 一斉送信
• 送信取消

署名

　送信メールの一番下には【署名】をします。
毎回手打ちしたりしていませんか？社外と社内で署名の使い分けをして使いこなしましょう！

1. 右上にある【設定】（歯車マーク）を押す
2. 【全般】タブの下段付近にある【署名】の項目で【✙新規追加】を押す
3. 署名の種類名を入力
4. 署名の内容を入力
5. 使い分けの複数署名の場合は【✙新規追加】で繰り返す
6. デフォルトの署名を選択
7. 最下部の【変更を保存】を選択

署名は相手先によって使い分けるように複数作成しましょう

使うときは…

1. メールを【新規作成】
2. デフォルトで指定した署名が初めから入力されている
3. 下部にある【署名】（ペンマーク）で署名の変更や署名を消すを選択

社内外など相手によって使い分けるようになったら、デキるオトナの第一歩です！

送信日時を設定（予約送信）

残業中や明日は有給でお休み…でも今の時間にメールを送ったら常識的にダメだよね…
メールのためだけに出社するのも…
そんな場面には！

1. メール作成画面の下部にある【送信】横の▼を押す
2. 【送信日時を設定】を押す
3. 【今日の午後】など該当があれば選択
4. 詳細設定は【日付と時刻を選択】から日時を設定

営業時間内でのメール対応を守りながらも、効率化で時間外に返信メールなどを作成できるとお客様にも失礼にならず、社内でも迷惑をかけない対応ができますね。

送信取り消し

メールを作って、さぁ送信！……あ！間違えに気付いた…あぁぁぁぁ…
なんてことありませんか？
実はそのメール…なかったことに出来ますよ！

1. 右上の【設定】（歯車マーク）を押す
2. 【全般】タブの上段の方にある【送信取り消し】の項目
3. 【取り消せる時間】を選択
4. 最下部の【変更を保存】を選択
5. ★メール送信後の左下部にある完了通知で送信取り消しが出来ます

デフォルトは5秒ですが、30秒など長めにしておくと安心ですね♬

返信が多くて大変【Gmail】返信編

相手の方は1通メールを送っても…似たようなメールを１００通受信した場合に全部同じような内容なのに個別で対応が必要になります…大変ですよね…
すこーしだけラクをしてみませんか？

• 不在通知（自動返信）
• テンプレート（定型文）
• 全員に返信
• スヌーズ機能

不在通知（自動返信）

まずは…時間外に来たメールや大量に受信していて返信が遅くなる場合などに返信が遅くなるお詫びや「メール届いていますか？」の問合せ対策にすぐに返事をしましょう！優秀なgoogleGmailは自動でしてくれます♪

1. 右上の【設定】（歯車マーク）を選択
2. 【全般】タブの最下部
3. 【不在通知ON】を選択
4. 自動返信期間を選択
5. メールの内容を作成
6. 最下部の【変更を保存】を選択

休み明けや長期休みなどに設定や解除されているか確認してくださいね！

テンプレート（定型文）

いくつか決まった文章のパターンを用意し、宛名や商品名等を変更するだけ…
などにしておくと、効率化されます

まずは使うための設定から…

1. 右上の【設定】（歯車マーク）を選択
2. 【詳細】タブを選択
3. 上段にある【テンプレート】項目
4. 【有効にする】を選択
5. 最下部の【変更を保存】を選択

設定が完了したら、テンプレートを作成していきます。

1. 左上部にある【作成】（鉛筆マーク）を選択（
2. 定型文を入力（変更箇所だけ字体を変えるなどしておくと分かり易い）
3. 右下[︙]（その他のオプション）を選択
4. 【テンプレート】を選択
5. 【下書きをテンプレートとして保存】を選択
6. 【新しいテンプレートとして保存】を選択
7. テンプレートの名称を入力（デフォルトは件名になっている）

定型文さえ作ってしまえば、使い方は簡単です！

1. 新規メールの作成や返信したいメールを起動し作成画面にする
2. >右下[︙]（その他のオプション）を選択
3. 【テンプレート】を選択
4. 【テンプレートの挿入】から選択
5. 文中の中の変更箇所を修正
6. 【送信］

テンプレートは挿入スタイルで前の文章を消さずに追加されます。
テンプレートに署名をつけてしまうと、新規作成の時の署名と二重になってしまうことがあるので、要注意！

機能

全員に返信

仕事やプロジェクトで社内チームや相手企業とのプロジェクトチームなどに複数のメンバーとメールでやり取りをするときはメンバー全員に返信を忘れないようにしましょう！
まずは使うための設定から…

1. 右上の【設定】（歯車マーク）を選択
2. 【全般】タブを選択
3. 上段にある【返信時のデフォルトの動作】項目
4. 【全員に返信】を選択
5. 最下部の【変更を保存】を選択

これで、複数の宛先の入ったメールにはデフォルトで【全員に返信】されるようになります！

全員返信出来るメールの返信アイコンが二重矢印に変わります。
また、複数の宛先が入っているメールだけど送信者だけに返信したい場合は返信メールの作成画面で左上の【返信の種類】から変更することが出来ます。

スヌーズ機能

メールを受信して、件名や宛先で返信をしたいけど、今から会議で今すぐ返信が出来ない…
後で見落とすのは困る…そんな時には【スヌーズ機能】でもう一度指定した時間に受信トレイの最上部に表示させることが出来ます！

1. スヌーズさせたいメールを☑チェックもしくは表示させる
2. 上部にあるリボンから【スヌーズ】（時計マーク）を選択
3. スヌーズ期間を選択
4. 完了通知が出る

これで時間になったら、最上部に来るため、翌週の朝に表示…などで週末に来たメールへのアクション漏れが防げます。

まとめ【Gmail】便利な技15選

Gmailは機能の更新頻度が高いため、使い始めた当初はなかった機能で毎日小さな不便を感じていたこと…が実は更新されて便利な機能が追加がされていた！
特に機能追加の告知が大々的にあるわけではないので、追加された機能を知らずにずっと不便をしていた…
他の人はもっと便利な使い方をしていた…などはよくあることです。

業務の効率化などデキるオトナへの第一歩でGmailをスマートに使いこなす為には、基本的な機能のほかにも、新機能なども定期的にチェックをするとさらにスマートで役立つ日常が待っています。

使いにくいな…もっとこうするといいのに…と思っている方は、ぜひ検索をして、知らない機能を発見し役立てみてください。