お買い物に行くとき、買い物が多いとメモをして出かけます｡最近はスマホで管理という方も見ますね。でも量が増えてくると、どれを購入して、どれが在庫がなくて買えなかったのか分からなくなってきます。
企業の場合も同じことがあり、とくに棚卸で在庫管理するときや添付書類が揃っているかチェックリストと突き合わせしながら確認します。ですが、確認した内容も自分だけわかっていればいいのなら項目を≪Excel≫で作成し、ペンでチェックしていけばいいのですが、そのチェック内容を保存しておく必要がある、またほかの部署にデータで送らなければならない時はペンでチェックしていてはPDFにするなどの手間が生じます。そんな時には、”チェックボックス”を≪Excel≫で作れることが、お・す・す・めです。
まずはExcel”チェックボックス”の作り方をみていきましょう！
目次
作成してみよう“チェックボックス”｡Excelでの作り方
実はExcel“チェックボックス”は2種類あるの、知ってましたか？
“チェックボックス”なのに『チェック』できない“チェックボックス”
Excel“チェックボックス”とは□の中にチェックが入ってるものです。
1つ目の作り方はセルを正方形の大きさになるように幅と高さを調整します。
そして四角い枠になるよう、セルの外枠に罫線をひきます。
そして、そのセルの中にカタカナの『レ』を入れるやり方です。
ただこのやり方だと、チェックマークの『レ』がまっすぐなので、形に違和感が…｡
次の方法は『環境依存文字』を使う方法です。
『チェック』と入力したら変換してみてください。
『☑』がでてきます。
この二つの方法は便利なのですが、前者は枠づくりが面倒くさい、後者はチェックだけで簡単に、チェックを外せない・しかも『環境依存文字』なのでたまにすごく古いパソコンだと文字化けするというデメリットが…。そこで≪Excel≫で作成できる“チェックボックス”の登場です。
≪Excel≫で“チェックボックス”を作成する
相手にチェックしてもらいたいなら上記のやり方ではできません。
まずは、『リボン』に｛開発｝タブを表示させましょう。『リボン』は｛ファイル｝・｛ホーム｝・｛挿入｝などと表示されている画面上部の見出しのようなところを『タブ』と呼びますが、その下にずらっと表示されるアイコンの並んでいるところのことです。
しかし｛開発｝タブは最初から出ていないので…｛ファイル｝タブをクリックしたら、左下の『オプション』を押してください。
『ダイアログボックス』と呼ばれるボックスが出て、左側のリストから『リボンのユーザー設定』を選んでくださいね。
そうすると右側に『リボンのユーザー設定』が表示されるので、『開発』とかいてある“チェックボックス”を押すと『チェックマーク』が入ります。あとは下の『OK』で閉じれば、リボンに｛開発｝タブが出現。では｛開発｝タブをクリックし、真ん中ぐらいに『コントロール』と書いたところの中に『挿入』があるのでクリックしてください。
左から3番目が“チェックボックス”です。ドラックすると、自分の思った通りの大きさになり、“チェックボックス”の右側に〔チェック1〕と表示されます。
〔チェック1〕はクリックすれば文字の編集ができます！
≪Excel≫で“チェックボックス”を作成後、今度は『編集』！
【1】“チェックボックス”に『✔』を入れてみる
Excel“チェックボックス”を挿入するとき、初期設定は『チェックなし』に設定されています。
『チェックあり』にしたいなら、“チェックボックス”上に、マウスの『ポインタ』を移動させ、押せば『チェックあり』になります。
【2】“チェックボックス”の大きさ変更
Excel“チェックボックス”をドラックすると、自分の思った通りの大きさになることは前述しました。“チェックボックス”を挿入したセルの高さを伸ばせば任意の高さに、横を伸ばせば幅を広げることができます。
【3】“チェックボックス”の背景に色をつける
チェックしたけれど、項目が多くて大きさをひろげることができない！
そんな時はExcel“チェックボックス”の隣のセルを活用します。
例えば、チェックした、または、しない部分の隣のセルに〔TRUE〕か〔FALSE〕を表示させるようにします｡“チェックボックス”を『右クリック』、メニューの『コントロールの書式設定』を押し、『ダイアログボックス』の｛コントロール}タブの『値』の真ん中ぐらいに『リンクするセル』が出てきます。
そうしたら上向き矢印をクリックし、“チェックボックス”の隣のセルを選んでください。セルの場所が表示されたら、今度は下向き矢印をクリックします。『OK』を押せば、指示したところに“チェックボックス”に『チェックあり』なら『TRUE』、『チェックなし』なら『FALSE』が表示されます。
あとは『条件付き書式』を使って、『TRUE』なら背景色をつける、『FALSE』ならつけないよう『数式を使用して、書式設定するセルを決定』から設定していきます｡『TRUE』がA2に記載されてるなら、＜=A2=TRUE＞です。
※＜＞は数式に入れる際は入力しないでください。
≪Excel≫で“チェックボックス”作成 カスタマイズ方法 まとめ
≪Excel≫で“チェックボックス”を作成する最大のメリット。それはデータのやり取りもありますが、自分や会社が使いやすい型を作れることにあります。会社では安全管理マニュアルを実際にチェックしながら、行うことで目視だけでなく二重でチェックできます。どんなふうに項目と並べたら使いやすいのかなど考慮しながら設定することが大切です。〔“チェックボックス”が小さすぎたから、チェックからもれた〕では、せっかく作成した意味がありません。『書式設定』しましょう！さらに≪Excel≫なので、チェックをした数を集計できます。≪Excel≫には“COUNTIF関数”をつかい、前述したチェックした・しない部分を隣のセルに〔TRUE〕・〔FALSE〕で表示させます｡そのセルの数を数えれば、チェック項目あるいはチェックされていない項目が何個あるのか、数えることもできます。“チェックボックス”をカスタマイズさせながら、使いこなしてみましょう！
