Excelでよく困るのがセル中の文字列に入っている余分なスペースです。よくある例でいうと、CSV 形式のExcel（エクセル）をダウンロードしたら、文字列の中によく見るといらないスペースがいくつも含まれているのが発覚。しかも、EXCEL（エクセル）に入れた、文字の前や後ろ、間にも余分なスペースが含まれています。確認したところ、文字の中に含むスペースも2文字分だったり1文字分だったりと様々。不要なスペースを、クリックして1つずつ削除してもいいけど時間がかかります。簡単に速く削除が済む方法は無いのでしょうか。代表的な解決方法は置換、検索、関数で削除することです。今日は関数を中心にセル中の文字列に入っている余分なスペースを取り除く解決方法をご紹介します。
エクセルの困ったことで、スペースの削除以外が浮かんだ方はごめんなさい。ハイパーリンクをクリックしても移動しない、ショートカットを覚えたい、関数でセルから条件を抜き出すなど、画像を貼る、全角・半角の数字の入力、グラフの挿入、タブの使い方、設定の変更など、エクセル困ったあるあるは別の機会で紹介します。
目次
文字列に余分なスペースが入っているExcelデータを準備しましょう
文字列の中に挿入されている余分なスペースをExcelから消す操作練習をするために、まずは、エクセルでデータファイルの作成を行います。
- まずはエクセルブックを立ち上げ、Sheet1に文字を入力する
- A1のセルには『取引企業一覧』と表題を入力
- 2行目は空白 行にします 要は空けてください
- A3セルから『№』（なんばーと入力して変換するとでます）、B3セル『企業名』、C3セル『削除後』と文字を入力しておく
- A4セル 半角『1』、B4セル『株式会社□□ソフトキャンパス』
- A5セル 半角『2』、B5セル『□合資会社□ソフトキャンパス□』
- A6セル 半角『3』、B6セル『□□合名会社□□ソフトキャンパス□□』
※注意※ 『』内の文字を入力してください。□は全角スペースの代わりに入れています。□という記号は入力せず、全角スペースとは、全角文字分の空白のことです。全角スペースを、スペースキーを使って入力してください。B列の幅は文字に合わせて広げておくと見やすいです。全角スペースだけでなく半角スペースの削除もできます。あとで復習するときは、全角スペースを半角スペースにして、半角分の余分なスペースを削除する練習をするといいですよ。頭の中でイメージするだけでなく覚える為に練習してくださいね。
自分で使っているEXCEL（エクセル）データがあるなら、それを活用してもいいですね。データ例のように、文字と文字の間の部分、文字列の前後部分に入れて加工してください。スペースは半角でもいいけど、抜き出す前と後で変化がはっきりわかる全角で統一しています。見た目で変化がわかりやすい方法は半角より全角です。
スペースの削除ができる関数 trim関数の使い方
それでは本題の、スペースの削除が簡単にできるtrim関数で、文字列内の余分な全角のスペースを削除する使い方について解説します。Trim関数を使えば、先に作成した練習データの、会社名（株式会社○○の株式会社と○○）の文字の間や、株式会社○○の文字列の前後にある、『余計なスペース』を消して詰めることができます。類似したsubstitute 関数という検索して置換する関数もありますが、TRIM関数（トリムかんすう）の方が手間が少なく簡単に利用できるのでパソコン初心者にもお勧めできます。
TRIM関数の使い方は、最初に半角で『＝』（イコールと読む）を入力し、英単語のtrimをキーボードで入力します。そのあとに『（引数）』が続きます。この『（ ）』内は何が入るかというと、エクセル内の場所を表す『セル名』（例えばB4、B5、B6のセル範囲ならB4：B6と入力する）が入ります。関数のTRIM（トリム）では『B4：B6』のような範囲の入力の仕方はせず、『 =TRIM(B4) 』といったシンプルなセルの指定の仕方になります。これがTRIM関数の使い方の流れです。
クリックしてDelete（デリート）を繰り返し手作業でやったら時間がかかってしまいますよね。時間短縮でき簡単に済みます。
『文字列』と『文字列』の間なら1つのみ残して余分を削除（株式会社○○の株式会社と○○のあいだのこと）。株式会社などの前後スペースは（株式会社○○の株の前側と○の文字の後ろ側スペース、末尾といった方がいいでしょうか）、全て余分と判断し、消去して詰める、単語間のスペース削除なら『TRIM関数』です。オートフィルと組み合わせることでさらに作業を短縮できます！パソコンでExcel業務をこなしているユーザーならこの関数は取り込みたい技です。
課題を使ってTRIM関数の使い方を練習しよう！
先ほど作成した課題でTRIM関数の練習をします。表Excel（エクセル）で、Excelで作成した取引先住所録に残る余分なスペースを消して、株式会社や合資会社の空白および文字列のレイアウトを整えます。
※注意※ここで貼る見本の画像は、スペースを□記号で表現しています。
- セルC4をシングルクリックします（削除後の結果を表示したいセルを押す）
- 『＝』（イコールと読む）を半角入力
- 半角ローマ字で『trim( 』と入力
- セルB4をシングルクリック
- ※セルをクリックする代わりにローマ字のBと数値の4をキーボード入力するやり方もあります
- B4と入るので、最後に『 )』を入力してEnterキーを押す
- セルC4を再度シングルクリックしオートフィルでC6まで関数を連続コピー
- 空白が消える
スペースの代用として、空白を□（記号の四角）で表現して紹介しました。スペースに置き換えると、Excelでは、このような見た目に。『株式会社』などと『ソフトキャンパス』の文字列の間が、ナンバー1～3全てで、1つ分のスペースを残して削除されたのが見てわかります。ナンバー2～3では、無駄なスペースの内、『合資会社』・『合名会社』の前方に入ったものが削除されています。
Excelの困った！文字列の中に入っているスペースを消す方法 まとめ
Excelの「困った」でよくある文字列の中に入っているスペースを消す方法を紹介しましたが解決できましたか？ CSV形式のデータやコピーして貼り付けしたデータにTRIM関数を取り入れることでエクセル初心者でも短時間で整えることができます。受講生から聞く使用例は文字列が大量に並ぶ住所録です。年賀状や案内状の宛名（Wordの差し込み印刷やラベルシール印刷）に応用できます。乱れたレイアウトにならずにすみますね。その他、TRIM関数以外で方法があるとすれば、『置換』（ちかんと読む）で置き換える方法です。ショートカットキーでは「ctrlキー」+「H」です。「検索と置換」ダイアログボックスが表示されます。置換とTRIM関数の違いは何でしょうか。置換機能はオプション設定でブック全体を選択することで、データ全体に含まれるすべてのスペースを一気に消去できます。一方、TRIM関数はピンポイントで消去したいデータが入力されているセルを指定する必要がある点が違います。置換で消去できなかったという人はスペースの半角・全角を確認してみてください。
