今日のテーマは、「表を作るなら必ずテーブルにするべし!表機能の面倒事が全て解決できます!」です。
Excelでデータを扱うなら「テーブル」にするといい、ということを聞いたことはありますか?「テーブル」と聞くと、データベース、分析・・・といった難しそうなものが連想されて、「難しそう・・・」と思われる方も多いようですが、Excelで数値のデータや大量のデータを扱う際には、通常の表ではなく、テーブルに変換した方が圧倒的に便利です。
この記事では、そもそもテーブルって何?というところから、表をテーブルに変換する方法、表をテーブルとして扱うようにすることのメリットなどをお伝えしていきたいと思います。

Excelの「テーブル」機能って何?

そもそも、Excelの「テーブル」機能を知らない方も多いのでは?ということで、まずはExcelのテーブル機能とは何か?というところからご説明していきます。

テーブル化とは、一言で言うと、「Excelで作った表を特別な範囲・まとまりとしてExcelに認識させ、データベース機能や分析機能を扱いやすくなっている状態」という感じでしょうか。ちなみに、テーブル化されていないExcel内の一般の表については、「表範囲」という呼び方をします。

住所録や顧客リストのように、1件1件のデータ(レコード)が大量に集まって構成されたかたまりのことを「データベース」と呼びます。

そんなデータベースを使ってお客様の住所や電話番号を管理したい、とか、大量のデータを分析したいというときに、データの並び順を変えたり、見たいデータだけを絞り込んで表示できたら便利ですよね?

Excelには、テーブル化しなくても「並べ替え」や「フィルター」といったデータを整理することができる機能や、大量のデータをささっと素早く集計できる機能などなど、Excelに蓄積されたかたまりのデータ(データベース)の機能が準備されています。

本来ならば、これらの機能を使うためにはそれぞれ別々で操作することが必要なのですが、表範囲を「テーブル」という状態にしておくと、見た目としては自動でセルが見やすいように塗りつぶされたり、テーブル化をすると同時に自動でフィルター機能が付いたりして、データを新たに追加したり確認することがしやすくなります。

Excelの表範囲をテーブル化する方法とは?

これだけではピンとこない方も多いと思いますが、Excelの表範囲をテーブルに変換する方法をお伝えしていきます。

Excelの表範囲を「テーブル」に設定するには、いくつか必要な条件があります。

データベースの先頭行に項目名があること

後でデータを並べ替えたりフィルターをかけて絞り込んだりするときに、そのデータが何を指すものか分からなくならないよう、データベースの先頭行は必ず項目名に設定し、何のデータが入っているか分かりやすいようにしておく必要があります。

テーブルにしたい範囲内をアクティブセルにしておく

いよいよデータをテーブル化する、というときに、テーブルにしたい範囲以外がアクティブセルになっていると、データの範囲を正しく認識できず、テーブルの設定をすることができなくなるので注意が必要です。

ではいよいよ表範囲をテーブル化する手順です。

まずは、データ内をアクティブセルにします。テーブルにしたい範囲を全て選んでおく必要はなく、テーブル化したい表の中の1セルを選んでおくだけで大丈夫です。

セルを選択したら、「挿入]タブの直下にあるテーブルのアイコンをクリックし、テーブル化される範囲が正しいことを確認したら、「OK」ボタンを押すだけで、お手軽に「テーブル」に変換してくれます。

テーブルの考え方は難しくても、テーブル化する手順自体はとっても簡単ですね!

Excelの表範囲をテーブル化することのメリットとは?

表範囲をテーブル化するやり方はとっても簡単でしたが、次は、Excelで作成した表を「テーブル」という状態にすることで、具体的にどんな風にデータが扱いやすくなるのか、その利点や特徴を見ていきましょう!

表をテーブル化するメリット①:全体が1行おきの色違いになる

初期設定だと、青色のしましまになることが多いです。テーブルツールを使えば、別の色に変更することも簡単にできちゃいますよ!

中にはテーブルに変換すること=行の色が変わってしましまになる、と思っている方が多いように思いますが、テーブルは表にデザインを設定する機能ではないのでご注意くださいね。

表をテーブル化するメリット②:自動的にフィルター機能が有効になる

テーブルに変換するだけで、表の項目のところに▼マークがついて、フィルター機能が使えるようになります。表の必要なデータだけを取り出す、抽出や並べ替えの操作がすぐにできます。

表をテーブル化するメリット③:テーブルへの行や列の追加が簡単にできる

テーブルのすぐ下に新しいデータを入力すると、Excelはそれを理解して、自動的にテーブルの範囲を広げてくれます。

表の途中で新しいデータを挿入しても、1行おきの色が自動的に設定されますので、自分で書式を設定し直す必要がなく、便利ですね。

また、表の右側に新しい項目名を追加すれば、新しい列ができ、テーブルの範囲に追加されます。

表をテーブル化するメリット④:数式の入力が簡単にできる

1つ前で紹介した書式の変更と同じように、新しいデータを追加すると、数式が自動で入ります。

しかも、数式の部分で前の行の数式をオートフィルでコピーしなくても、自動的に数式を設定してくれます。

これは、テーブルを設定した段階で範囲が記憶されているので、その範囲内は同じ数式を自動で適用してくれるからです。とても便利ですね!

表をテーブル化するメリット⑤:画面をスクロールしてもテーブルの項目名が固定される

テーブルの下の方の内容を見たい時、下にスクロールすると、列番号の部分に項目名が表示されるので、「この欄は何の欄だっけ?」と悩むことがありません。

ただし、テーブル内のセルを選んでいないと適用されませんのでご注意ください!

表をテーブル化するメリット⑥:集計などの計算が簡単にできる

テーブルの一番下の行に、合計や平均、数値の個数などの集計値を表示できます。表範囲の場合だと、自分でいちいち関数を設定する必要がありますが、テーブルに変換してしまえば、簡単に集計をすることができます。

テーブル内のセルを選択している状態で、「テーブルツール」の「テーブルスタイルのオプション」の中の「集計行」にチェックを入れます。

すると、テーブルの一番下の行に新しい行が追加されます。

あとは、集計値を出したいセルを選択して、▼ボタンを押し、集計の種類を選べば、自動的に集計値が出てきます。とても簡単ですね!

表を作るなら必ずテーブルにするべし!表機能の面倒事が全て解決できます! まとめ

今回は、Excelの「テーブル機能」とはどんなものか、実際にExcelの表をテーブル化する手順、データベース(表範囲)を「テーブル」に変換するメリットについてご説明してみました。

「データベース」と聞くと頭が真っ白になってしまっていた方も、この記事を読んでいただき、少しでもテーブルの便利さ、設定の簡単さについて知っていただければ幸いです!

いつもちょっとだけめんどくさいなぁ、と思っていた操作が、テーブル化することであっという間に便利になってしまうところがテーブルのすごいところですよね!

表をテーブル化する手順はとっても簡単なので、ほんのひと手間で、Excelの賢さが存分に味わえますよ!ぜひ使ってみてくださいね!