今日のテーマは、「######(シャープだらけ)とはもうおさらば!Excelで自動でカンマや%を付ける方法」です。

Excelを使っていて、セルに入力したらその結果、セルの表示が「######」になってしまった・・・という経験はありませんか?Excelデータがおかしくなってしまった、という声をよく聞きますが、決してExcelがおかしいわけではありません。普通に入力しただけなのに、どうして正しく表示されないのでしょうか?この疑問を解決するカギは、「Excelの表示形式」にあります。

入力した数値や日付が「####」になってしまう原因と対処法、また、Excelで書類作成をするときに知っていると操作がぐんと楽になる、Excelの表示形式についても、数値にパーセントやカンマをつける方法など、いくつか例をお見せしつつご紹介していきたいと思います。

Excelシートに入力した内容が「#####」になってしまう原因とは

 まずは、「####」になってしまう理由からご説明していきます。これは、セルに入力された数値や日付などのデータがセルの幅よりも長いとき、そのセルの幅ではデータを表示しきれなくなるため、「####」という表示に変わってしまうために起こる現象です。

決してデータが壊れたわけではなく、正しく表示できなくなっている状態を表しているということになります。

正しい表示のしかたに直すためには、データの幅に対して狭くなってしまっているセルの幅を広げる操作をすればよいわけですね。

ちなみにセル幅を広げるときには、広げたい列の列番号の境界線にマウスを合わせてからダブルクリックするだけ!そうするとセルの幅を、現在同じ列に入力されているデータの中で一番広いものに合わせて自動調整してくれます。

「####」になるパターンとしては、桁数の多い数値、割り切れない数値、日付形式のデータであることが多いです。これらのデータを入力する時には、「####」の出現に気をつけましょう!

Excelで書類作成するときに重要であると言われる「表示作成」とは?

今回は、Excelでのセルの表示に関連して、Excelの基礎かつ重要な機能である「表示形式」についてご紹介していきます。

表示形式は、セルに入力された数値や日付、文字列などのデータの表示のしかたのことをいい、データの値自体を変えるのではなく、データの表示のしかた、見た目だけを変更することができます。

表示形式の代表的なものとしては、数値に3桁区切りのカンマや%をつける機能など、これ以外にもたくさんの種類があります。

いくつか例を挙げてみました。

  • 数値にカンマをつける
  • 割合を表す数値に%をつける
  • マイナスの数値を赤くする
  • 名前を入力すると自動で「様」がつく
  • 日付を元号の表示にする
  • 入力した日付に対し、曜日を一緒に表示する

今日ご紹介する、カンマや%のつけ方のほかにも、マイナスの数字になったときに赤く表示する形式や日付、文字列の表示方法を変えるものなどがあり、これだけでも使えそうな感じがしますよね。基本的なものでよく使う表示形式をご紹介していきたいと思います。

4桁以上の数値データに3桁区切りカンマのExcel表示形式を設定する方法

まずは、4桁以上になった数値データに対して、桁区切りのカンマを付ける方法です。

計算をしていくうちに、だんだん桁数が大きくなってくると思いますが、カンマが表示されていない形式だと見づらいですよね。3ケタごとにカンマが振ってあれば、桁数の感覚がつかみやすくなるのではないかと思います。

まず最初に、カンマを付けたい範囲を選択します。既に数値が入力されているセルだけではなく、今後カンマの表示形式が必要になりそうなところも一緒に選択しておくとよいでしょう。

次に「ホーム」タブの「数値」グループにある「,」のマーク(桁区切りスタイル)をクリックします。

そうすると、指定した範囲に三桁区切り(カンマ)が表示されます。
これが桁区切りカンマを付ける基本のやり方です。とっても簡単ですよね!

桁区切り表示形式(カンマ)を設定するショートカットキー

手早く桁区切りカンマを設定するには、ショートカットキーを使うのも便利です。
指使いが難しいとは思いますが頑張ってみましょう!

先ほどの方法だと、マウスを使ってセルを範囲選択し、「桁区切りスタイル」のアイコンをクリックというふうに、マウス操作を中心に進んでいきますが、どちらもショートカットキーで代えることができます。

まず、選択したい範囲の一番左上にあるセルを選択しておき、Ctrlキー、Shiftキー、右矢印キーを押した後、引き続きCtrlキー、Shiftキー、下矢印キーを押します。

すると、選択したい(=3ケタ区切りカンマを設定したい)セル範囲を選択することができます。

最後は、ショートカットキーを使ってカンマをつけます。
【Ctrl】キー+【Shift】キー、数字の【1】のキーを同時に押します。
これで選択範囲にカンマがつきましたね。

いまは一つずつ分けてやりましたが、CtrlキーとShiftキーを押したまま、右矢印キー、下矢印キー、数字の1のキーを順番に押していけばもっと便利に手早く表示形式を設定することができます。

特に選択範囲を作りたい場合で、データの量が多い時などには、マウスドラッグを使うよりも、一気に選べるのでショートカットの方が便利です。ぜひ覚えてみてください。

割合の計算などの数値にパーセントのExcel表示形式を設定する方法

次は、%の表示形式を設定する方法を見ていきましょう。前年比や構成比などの割合の計算は、データが小数になってしまいますが、「0.9077412・・・」などと表示されても見づらいデータになってしまいますよね。

割合を表す小数のデータには、「%」の表示形式を設定してみましょう。
まずは、%の表示形式を設定したいセルを範囲選択します。

「ホーム」タブの「数値」グループにある「%」のマークをクリックします。
すると、たったこれだけで小数で表現されていたデータが「%」表示に変わり、前年比が分かりやすくなりましたよね!

ちなみに、「90.77%」といったように、%表示の中で小数点以下の数を表現するには、「ホーム」タブの「数値」グループの「,」のマークの右側にある2つのマークを使います。

矢印が左側に向いている左側のボタンを1回ずつクリックすると、小数点以下第1位、第2位・・・といったように、小数点以下の表示桁数が増えていきます。

矢印が右側に向いている右側のボタンは1回ずつクリックすると小数点以下の表示桁数が減っていきます。

パーセント表示などは特にそうですが、同じ「91%」といっても、「90.50%」~「91.40%」までの幅があります。パーセント表示も小数点以下の表示をすることで、データをより細かく精密に分析することができるようになります。

おおむね小数点以下2桁くらいまで表示することが多いです。

Excelで割合などの数値を%(パーセント)表示にするショートカットキー

今度は、ショートカットキーを使ってデータを「%」表示にする方法をお伝えします。

まずは、%表示にしたいセルを範囲選択します。

そのあと、CtrlキーとShiftキー、数字の5のキーを同時に押すと、前年比が%表示になっていることが分かりますね。

マウスでも簡単にできましたが、あまり手を動かさずにExcelの各種の設定をする、と考えると、ショートカットキーは覚えておきたいところです。

今後もたくさん紹介していきますので、しっかり覚えて使いこなしていきましょうね!

######(シャープだらけ)とはもうおさらば!Excelで自動でカンマや%を付ける方法 まとめ

いかがでしたか?ここでは、Excelにおいてデータの表示のしかた=表示形式を設定する方法をお伝えしました。
今回はExcelで設定できる表示形式のうち、データに3桁区切りカンマを入れる、割合を表すデータに%の表示形式をつける方法をご紹介しましたが、冒頭でも挙げたように、Excelの表示形式でできることはもっとたくさんあります。

まずは良く使う基本の表示形式の設定方法を覚えて、書類作成などに生かせるようにしていきましょう。