表示形式は、セルの書式設定の一種で、セル内の値は変更せず、見た目を変更することができる機能です。日付や時刻、数字や文字列など、さまざまなデータの形式に設定することができます。Excelで表示形式を使いこなすことができれば、セルへの入力を効率化することができます。
今回は、日付に曜日を追加する、数字の桁数を調整する、文字列を追加する、という、Excelの表示形式の3機能をご紹介したいと思います。
日付、曜日を追加する方法
まずは、日付形式のデータに曜日を追加する操作のやり方についてご紹介します。データの見た目は日付＋曜日ですが、実際のデータは日付のみとなっています。
入力したいセルに「Ctrl＋；」と入力すると、今日の日付が入りますので、その後ろに曜日を追加する表示形式を設定します。
セルの書式設定から追加していきましょう。「ホーム」タブの「数値」グループにある矢印ボタンでも開けますが、「Ctrl+1」のショートカットキーを使うと便利です。
セルの書式設定を開いたら、分類から「ユーザー設定」を選択します。「種類」の一覧から「ｍ”月”d”日”」を探してクリックします。mは月、dは日を表す表示形式です。末尾に（aaa）と入力します。「サンプル」欄に日付と曜日が正しく表示されたら、「OK」をクリックします。
表示形式で曜日を表す文字は「aaa」と決められています。●曜日と表示したい場合は、「aaaa」と入力するとよいです。
数字の桁数を調整する方法
通番などを付けるとき、「0001」のように0を付けて桁数をそろえて数字を表示したい時があるかと思いますが、特に表示形式を設定せずに「0001」と入力すると、Excelが正しい数値の表現に修正してしまうため、「1」のように0の桁をカットして表示されてしまいます。
このような場合も、0を付けて表示するよう、表示形式を設定する必要があります。先ほどと同じように「セルの書式設定」を開きます。
分類から「ユーザー設定」を選択します。「種類」のテキストボックスに「0000」と入力します。
「サンプル」欄に4桁の数値が表示されたら、「OK」をクリックします。
表示したい桁数分の０を「種類：」のテキストボックスに入力しておけば、入力する数字が1桁でも2桁でも、自動的に0を補って数字の桁をそろえてくれます。入力の時は少ない桁数で入力できるので効率的です。
文字を追加する方法
最後は、セルに文字を入力すると、その後ろに特定の文字列が自動的に追加されるようにする表示形式をご紹介します。
たとえば、「株式会社」、「様」、「御中」、「円」などです。
表示形式を設定しなければ、すべてのデータの後ろに「様」を入力しなければいけませんが、表示形式を設定することにより、セルに入力したデータを確定する際に、自動的に「様」などの文字列が付きますので、効率的にデータを入力することができます。
「セルの書式設定」を開いたら、分類から「ユーザー設定」を選択します。「種類」の一覧から「@」を選択します。@は、そのセルに入力されているデータを指しますので、「様」であれば「@」の後ろに「”様”」と入力することで、自動的に文字列を追加する表示形式を設定することができます。
数値であれば「0」など、数字を表す文字列の設定を行い、後ろに「”円”」を付けると金額を設定できます。
まとめ
今回は、Excelでデータの入力を効率化することができる「表示形式」という機能の考え方と設定方法についてご紹介しました。表示形式の設定や設定内容の変更の際に使えるショートカットキーもご紹介しましたので、さらに効率的に表示形式の機能を使えるようになると思います。今回ご紹介した例はどれもよく使うものなので、マスターしてExcelの書類作成、データ入力を便利に使えるようにしましょう！
